Centraal Artikel Beheer in Exact Globe met BPA Platform

Gepubliceerd op 24 februari 2021 om 21:31

In Exact Globe artikelen centraal beheren voor meerdere administraties, gegevens één keer invoeren en zonder gebruik van CMDM. Met BPA Platform is dat mogelijk!

Voor veel bedrijven is het een uitdaging hun artikelbestand actueel te houden voor hun partners, dochterondernemingen of andere relaties die hun artikelbestand gebruiken.

Eén van onze klanten had deze uitdaging ook. Hun hoofdvestiging in Nederland beheert het artikelbestand voor de Europese en Midden Oosten vestigingen. Concreet gaat het om artikelinformatie, vertalingen van artikelen en verkoop- en inkoopprijzen op basis van prijslijsten. Elk land heeft zijn eigen Exact Globe administratie.

De uitdaging

Het kostte veel tijd om voor alle landen de juiste artikelen en prijzen beschikbaar en up-to-date te houden. Er werd veel gewerkt met Excel sheets, controle rapporten en diverse importbestanden. Het zou ideaal zijn wanneer de artikelen uit de Nederlandse administratie aangevuld met wat rekenregels automatisch in de landadministraties beschikbaar zouden zijn bij elk nieuw artikel en bij elke wijziging.

Mogelijke Oplossingen

Een aantal mogelijke oplossingen zijn:

  • Je zou met Central Master Data van Exact kunnen werken. Nadeel van deze oplossing is dat je geen invloed hebt op de inhoud van de koppeling tussen Synergy en Exact Globe. Alle velden worden standaard overgezet. Dat was niet wat onze klant nodig had. Bovendien zou dan ook nog Exact Synergy aangeschaft moeten worden.
  • Je zou ook met de XML import kunnen werken van Exact Globe, maar dit is beheersmatig niet de handigste oplossing.

Onze Oplossing

We hebben echter gekozen voor een oplossing met BPA Platform van Orbis Software die de nadelen van bovenstaande oplossingen niet heeft. BPA Platform draait op de achtergrond, de gebruiker hoeft geen extra handelingen te doen of in andere software te werken. Met BPA Platform monitoren we de artikelwijzigingen in de Nederlandse Exact Globe administratie.

Wijzigingen in Nederland worden door BPA Platform direct opgepakt en overgezet naar de land administraties. Als er een nieuw of gewijzigd artikel is in Nederland, is deze na een paar seconden ook in alle landen beschikbaar. Vanuit Nederland is daarnaast ook nog te bepalen welke informatie overgezet wordt. Je kunt kiezen om alleen de prijsinformatie over te zetten of het volledige artikel. Daarnaast was er een uitdaging met verschillende valuta in een aantal landen, ook dit hebben we opgelost in deze koppeling.

 

Samengevat

  • Artikelinformatie direct beschikbaar na wijziging in centrale administratie
  • Alleen gebruik van Exact Globe
  • Per land is in te stellen welke velden overgezet moeten worden
  • Geen extra software nodig voor eindgebruiker
  • Ondersteuning van vreemde valuta
  • Korte implementatie
  • Geen grote software investering

 

Meer weten over de mogelijkheden voor uw organisatie voor centraal artikel beheer of BPA Platform? Neem dan contact op.